Postępowanie w sprawie
Ombudsman przyjmuje zgłoszenia składane osobiście oraz wnoszone drogą telefoniczną, mailową i korespondencyjnie.
W sprawach osobistych i bardziej skomplikowanych rekomenduje się osobiste spotkanie z ombudsmanem.
Zgłoszenia są przyjmowane według następującej procedury:
- Wstępne zapoznanie się ze sprawą;
- Przekazanie osobie zgłaszającej sprawę informacji nt. kompetencji, procedury i zasad działania ombudsmana;
- Zebranie szczegółowych informacji na temat sprawy, w szczególności okoliczności faktycznych oraz oczekiwań osoby zgłaszającej;
- Ustalenie toku dalszego działania;
- Formalne przyjęcie zgłoszenia oraz ewentualnie podjęcie działań w sprawie.
Uwaga: ombudsman bada sprawę po otrzymaniu niezbędnych materiałów od osoby zgłaszającej.
Członkowie wspólnoty akademickiej mogą omawiać z ombudsmanem nurtujące ich problemy, bez konieczności dalszego ujawniania sprawy lub podejmowania jakichkolwiek formalnych działań. Kolejne kroki są zawsze określane przez zainteresowanych, w zależności od okoliczności i wyboru możliwej opcji.
Ponieważ zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 30 Rzecznik Akademicki w swoich działaniach kieruje się zasadami poufności, bezstronności i neutralności, warunkiem podjęcia przez ombudsmana działań wyjaśniających jest uzyskanie upoważnienia podpisanego przez osobę zgłaszającą problem lub konflikt. W upoważnieniu osoba zgłaszająca sprawę zwalnia ombudsmana w całości lub w części z obowiązku zachowania poufności.